Informazioni e foto sempre a portata di mano con Excalibur e Hasselblad Image Depot

Excalibur, un software per l’archiviazione e la ricerca elettronica
dei documenti di nuovissima generazione, permette alle redazioni dei
quotidiani di avere subito a portata di mano la notizia o le notizie utili
per stendere gli articoli. La sua sofisticata tecnologia consente al
redattore/giornalista di ricercare articoli o informazioni senza usare
parole chiave. E’ sufficiente digitare una parola che si pensa abbia una
qualsiasi attinenza con l’argomento di interesse, perché il sistema
proponga a video una lista di file con il contenuto più vicino a quello che
si sta cercando. Nessun problema anche nel caso di errori di digitazione:
il software identificherà sempre ogni documento, anche se la parola o la
stringa di parole fornita dall’operatore non è corretta o è incompleta.
Ideale per creare archivi molto voluminosi, e quindi particolarmente adatto
ai quotidiani, Excalibur lavora in architettura client-server ed offre la
possibilità di consultazione ad un numero estremamente elevato di utenti.
Ma oltre ai quotidiani, Excalibur trova applicazione anche nel campo
dell’office automation: è il caso dell’Accademia della Guardia di Finanza
di Bergamo. Anche se può sembrare apparentemente distante dal mondo
editoriale, questo ambiente è risultato uno dei più idonei ad utilizzare un
sistema come Excalibur, anche alla luce dell’ormai vasta standardizzazione
dei protocolli di comunicazione e dei servizi di consultazione di banche
dati, come ad esempio Internet. Questo porta pertanto a considerare
l’archiviazione elettronica dei documenti come una applicazione
orizzontale, completamente disgiunta dall’ambiente nel quale si colloca.

L’esperienza dell’Accademia della Guardia di Finanza
L’Accademia della Guardia di Finanza di Bergamo ha scelto di recente
Excalibur per risolvere il problema della archiviazione della mole dei
documenti che quotidianamente arrivano sulle scrivanie dei Responsabili
dell’Accademia.
Oltre alle circolari esplicative che giungono dal Ministero (circa 2000
all’anno, ciascuna costituita in media da 20/30 pagine), ci sono altri
documenti che necessitano di una razionale archiviazione: la posta in
arrivo e in uscita, la rassegna stampa, i testi relativi al personale
docente, agli allievi e così via. Prima della scelta di automatizzare il
flusso di archiviazione, l’85 per cento delle comunicazioni interne era su
supporto cartaceo; l’incidenza dei costi sul bilancio dell’Accademia era
del 4 per cento (comprendente il costo delle fotocopie e il costo del
personale addetto); il 25 per cento del tempo, infine, veniva speso per
raccogliere dati comuni (ad esempio dati sugli allievi, circolari,
pagamenti, ecc…).
Excalibur, senza fare scomparire del tutto la carta, ha creato grandi
benefici: diminuzioni al 20 per cento delle comunicazioni su carta,
praticamente azzerato il tempo impiegato per raccogliere dati, mentre
l’incidenza dei costi è ora quantificabile nello 0,30 – 0,40 per cento,
senza contare che tutte le informazioni sono immediatamente accessibili
anche al pubblico esterno.

E per l’archiviazione e la ricerca digitale delle immagini c’è Hasselblad
Image Depot
I quotidiani ricevono un numero considerevole di foto, e si fa sempre più
concreta l’esigenza di disporre di un sistema di archiviazione e ricerca
digitale delle immagini. Hasselblad Image Depot consente di memorizzare
tutte le immagini utilizzate nella produzione giornaliera, per i
supplementi settimanali e per altre esigenze particolari, aumentando
l’efficienza del database di produzione e riducendo, nel contempo, i tempi
di ricerca. Il Depot è un vero e proprio server di produzione, che
semplifica i processi del flusso di lavoro: oltre alla facilità di ricerca
delle immagini, consente di eseguire alcune importanti funzioni:
dimensionamento, rotazione, taglio delle immagini, separazioni CMYK. Ciò
significa che può essere, pertanto, integrato direttamente ai server OPI e
ai sistemi per la creazione del layout di pagina per incrementare il
livello produttivo. Altre funzioni riguardano l’archviazione automatica, la
cancellazione e la compressione delle immagini per diminuire lo spazio di
memoria e ridurre i tempi di ricerca.