SAP R/3 e Poligrafici Editoriale: le ragioni di una partnership

La Poligrafici Editoriale SpA, attiva nei settori editoriale e
tipografico, vanta un fatturato di circa 300 miliardi e oltre 1100
dipendenti. La società pubblica due tra i più antichi quotidiani di
importanza nazionale: Il Resto del Carlino, fondato nel 1885 ed edito a
Bologna, primo per diffusione in Emilia Romagna, Marche e sud del Veneto, e
La Nazione, fondata nel 1859 e stampata a Firenze, il primo quotidiano in
Toscana, in parte della Liguria e in Umbria.

SAP R/3: le ragioni di una scelta
L’aumento del volume di affari, la crescente complessità delle procedure e
la necessità di reperire dati e informazioni in tempo reale hanno
recentemente imposto una riorganizzazione delle pratiche contabili e
gestionali del gruppo, che riunisce le strutture amministrative dei due
quotidiani. Nell’ambito di una strategia aziendale di downsizing
complessivo, si è resa necessaria la sostituzione del sistema informativo
del reparto amministrativo nel rispetto di tempi molto stretti.
“Il precedente sistema mainframe con interfaccia a caratteri si è
dimostrato soddisfacente per molti anni, ma con le nuove esigenze operative
e di mercato si è dovuta constatare la sua inadeguatezza e provvedere a
sostituirlo con una tecnologia flessibile, aperta e integrata,” afferma il
Vice Direttore Sistemi Informativi di Poligrafici Editoriale e coordinatore
del progetto di re-engineering nel settore amministrativo Dott. Francesco
Berti. “La completezza, la rapidità di accesso ai dati e la loro corretta
strutturazione sono considerati dall’azienda requisiti essenziali di un
sistema informativo; su questi punti fermi è stata valutata l’offerta di
sistemi gestionali, e il gruppo Poligrafici Editoriale si è orientato verso
la tecnologia SAP”.
Le necessità dell’azienda consistevano essenzialmente nel velocizzare le
operazioni di base nell’area amministrativa e in una corretta
strutturazione dei dati a disposizione degli utenti.
Con il vecchio programma residente su mainframe, ad esempio, non era
possibile eliminare i tempi di attesa fra l’immissione dei dati, la loro
elaborazione e la presentazione finale.
Per raggiungere gli obiettivi prefissati, la società non ha ritenuto
necessaria una riorganizzazione di pratiche operative ormai consolidate,
concentrandosi piuttosto sulla scelta di un sistema informativo che
permettesse un’interazione veramente agile ed efficace con gli utenti.

L’implementazione e i primi risultati
“Il progetto SAP R/3 sull’area amministrativa si inserisce nel nostro piano
di downsizing del sistema informativo aziendale in tutti i comparti
produttivi”, spiega Berti. “Tale ristrutturazione ci sta finalmente
avviando verso un’informatica distribuita e meno legata ai tempi del centro
di elaborazione dati. Già oggi, con la tecnologia R/3 appena installata,
possiamo constatare che la disponibilità in tempo reale dei dati e la loro
migliore strutturazione ha portato una maggior efficienza degli operatori
nelle fasi di data entry, di elaborazione e di stampa; contemporaneamente i
gli utenti riescono ad acquisire informazioni e resoconti più completi in
tempi molto brevi, quindi il vantaggio è riscontrabile su tutti i livelli”.
La fase di analisi è iniziata nei primi giorni del settembre 1996, in
collaborazione con il personale IBM, partner di SAP nelle fasi di
installazione e sviluppo. Gli obiettivi di progetto erano molto precisi e i
tempi piuttosto stretti, pertanto sono stati formati tre gruppi di lavoro
che procedevano in parallelo, ognuno responsabile dell’implementazione di
un singolo modulo applicativo.
Grazie all’efficienza del team di lavoro e alla versatilità della
tecnologia SAP in fase di sviluppo, il progetto è stato portato a termine
nei tempi richiesti.
Mentre si procedeva con l’installazione del sistema, il personale
amministrativo veniva addestrato all’utilizzo del nuovi programmi, come
previsto dal programma di formazione indicato da SAP. In migrazioni di
questo tipo, i momenti più delicati sono rappresentati dal trasferimento e
conversione dei dati e dal primo impatto degli utenti con le nuove
procedure. Entrambi questi rischi sono stati evitati grazie
all’affidabilità di SAP.
In poco più di tre mesi, completate la conversione dei dati e le procedure
di verifica, il sistema è entrato nella fase operativa: si è immediatamente
cominciato a utilizzare il modulo applicativo per la gestione del magazzino
e degli ordini, mentre i moduli contabili e finanziari hanno iniziato
l’attività all’inizio del 1997. Con R/3, sistema in grado di rendere
disponibili in tempo reale dati completi e correttamente strutturati, il
gruppo Poligrafici Editoriali si è dotato di un’infrastruttura informativa
che faciliterà i processi decisionali a livello enterprise-wide.
L’implementazione del nuovo sistema si è svolta naturalmente fuori linea,
quindi non si è verificata alcuna interruzione dell’attività. Un aspetto
delicato dell’installazione è stato il trasferimento dei dati provenienti
dal vecchio sistema, ma alla fine con R/3 è stato possibile effettuare
tutte le conversioni senza riscontrare incompatibilità.
Un’ulteriore incognita era rappresentata dalla reazione degli utenti alle
nuove modalità operative. Fin dai primi momenti dell’addestramento, gli
impiegati amministrativi hanno accolto favorevolmente la nuova interfaccia
grafica che sostituiva i vecchi terminali alfanumerici e i PC in emulazione
terminale: vi è stato quindi un inaspettato entusiasmo, dovuto sia
all’effettiva razionalizzazione del lavoro quotidiano, che all’interazione
più amichevole con i computer.

L’architettura tecnologica
Per il momento sono stati installati soltanto i moduli immediatamente
necessari: l’applicativo MM per la gestione del magazzino e degli ordini,
FI/CO per contabilità e finanza, AM per la gestione dei cespiti e della
contabilità gestionale. Questi tre moduli sono pienamente operativi su
entrambe le sedi di Bologna e di Firenze, per un totale di 30 utenti più 2
sviluppatori. Si è constatato che il sistema SAP, progettato per
installazioni più estese, risulta perfettamente integrabile in una realtà
amministrativa come quella del gruppo Poligrafici Editoriale, che presenta
funzionalità abbastanza complesse, ma gestite da un numero ridotto di
operatori.
Anche in previsione di sviluppi futuri è stato privilegiato Microsoft
Windows NT Server come piattaforma tecnologica e il database è gestito da
SQL Server. Le stazioni di lavoro sono costituite da personal computer di
tipo standard, mentre il server di rete è un IBM 720 con triprocessore
Pentium. Come consigliato da SAP, un ulteriore server dello stesso tipo
viene utilizzato nelle fasi di testing e sviluppo.

Chi è SAP
L’attuale leadership di SAP nel campo dei sistemi gestionali e delle
soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning) si basa su una lunga attività
di sviluppo e perfezionamento nella realizzazione di un software in grado
di integrare tutti i processi di elaborazione aziendale.
Il Gruppo SAP, con sede a Walldorf (Germania), ha sostenuto fin dalla sua
fondazione (1972) ritmi di crescita sempre più elevati e ha sviluppato una
capacità di business innovativa di taglio europeo; ha infatti esportato nel
resto del mondo un nuovo modo di gestire e ottimizzare le risorse delle
imprese, partendo dai primi moduli per la contabilità finanziaria, per la
gestione dei materiali, del magazzino della fatturazione e per la gestione
degli investimenti.
Gran parte del business dell’azienda tedesca deriva oggi da attività
esterne alla Germania, a dimostrazione della sua vocazione internazionale e
della sua capacità di penetrazione. Quotata in borsa, SAP è presente con
proprie strutture nei principali stati europei, nelle Americhe, in Asia
Sudafrica e Giappone.
L’esperienza di SAP in Italia risale, invece, agli inizi degli anni ’80 con
le prime installazioni di R/2. Nel 1988 nasce SAP Italia, oggi
perfettamente allineata ai trend della casa madre in termini di crescita,
grazie all’attenzione del mercato italiano verso le soluzioni SAP. La
struttura della filiale italiana è stata studiata per affiancare pienamente
le aziende nell’implementazione di soluzioni globali, garantendo pieno
supporto in tutte le fasi del progetto. Inoltre, nei suoi venticinque anni
di vita, SAP ha saputo essere il Partner ideale di tutte quelle Piccole e
Medie Imprese desiderose di crescere, di affacciarsi a nuovi mercati e che
hanno saputo fare della gestione del cambiamento un elemento di
differenziazione verso la concorrenza e nei confronti dei propri Clienti.
Oltre quattromila Clienti, dei quali più di cento in Italia distribuiti nei
vari settori industriali, stanno a dimostrare come la soluzione SAP R/3 e
le risorse di SAP abbiano saputo efficacemente indirizzare le richieste
delle aziende di medie dimensioni. Oggi grazie a R/3 ogni tipologia
d’azienda è in grado di valicare i confini dei propri mercati tradizionali
con efficienza organizzativa, flessibilità di risposta, totale connettività
e grande capacità di comunicazione.