Gestione ed archiviazione delle foto digitali al quotidiano la Repubblica

Da pochi mesi al quotidiano la Repubblica è entrato in funzione
un nuovo sistema per la gestione e la archiviazione delle fotografie in
formato digitale. TecnoMedia ha chiesto a Roberto Di Vito, Responsabile
Preparazione del quotidiano e capo-progetto del nuovo archivio, di
illustrare ai lettori le linee guida della soluzione adottata, le
componenti tecnologiche ed organizzative che sono state sviluppate dopo uno
studio approfondito sulle modalità di gestione delle immagini nei
procedimenti per la produzione del giornale e dei supplementi collegati,
Affari & Finanza, Musica, Salute, Trovaroma, Venerdì.

Problemi antichi, soluzioni moderne
La realizzazione di un archivio digitale per le fotografie comporta almeno
tre ordini di problemi da risolvere: organizzazione del flusso di lavoro,
rispetto dei ruoli professionali di giornalisti e poligrafici, e
razionalizzazione della dinamica dell’implementazione del patrimonio
iconografico in formato digitale. Senza una precisa definizione degli
obiettivi e dei risultati da conseguire, è fin troppo facile cadere nella
trappola della costruzione di uno smisurato contenitore di foto tale da
complicare, anziché semplificare, le attività legate alla scelta, alla
gestione ed al trattamento delle immagini.
Per questa ragione, fin dagli inizi, nell’agosto del 1996, si è deciso di
condurre una ricerca statistica sui carichi di lavoro effettivo delle
fotografie, sulle modalità di svolgimento del processo di ricezione,
impiego (o scarto), archiviazione dell’immagine, e delle successive fasi di
ricerca e ripubblicazione. I risultati emersi hanno evidenziato alcuni
punti fondamentali: l’utilizzo della immagine da parte del quotidiano è
diventata via via più importante, soprattutto negli ultimi due anni:
l’edizione nazionale e la cronaca di Roma pubblicano circa 120 fotografie
al giorno, mentre tutte le edizioni del quotidiano arrivano a utilizzarne
una media di oltre 200; sul totale del pubblicato, il 50% è rappresentato
dalle fotografie di agenzia, le cosiddette foto del giorno, fornite da
Ansa, Associated Press, Reuters, etc., il 25% dalle foto dell’archivio
storico del giornale, il 15% sono nuovi acquisti da fornitori indipendenti,
il rimanente 10% è rappresentato da omaggi e da foto di diversa
provenienza, per lo più banche dati ed archivi storici di agenzie o
reperite attraverso la rete Internet. Inoltre si è constatato che, fra le
fotografie di cronaca, la possibilità di pubblicazione di una fotografia è
massima nei primi tre giorni successivi all’invio, con una rapida
diminuzione delle probabilità di ripubblicazione a partire dal quarto
giorno.

Due aree di lavoro
Le prime decisioni relative alle linee guida del progetto sono state di
creare sostanzialmente due nuclei, o sezioni, del sistema: una con
l’obiettivo di consentire ai giornalisti il lavoro redazionale sulle
immagini che arrivano giorno per giorno e sulle fotografie pubblicate negli
ultimi dieci giorni – in totale alcune migliaia di files, e un’altra che
costituisce l’archivio digitale vero e proprio del quotidiano, al quale
vengono avviate tutte le immagini, opportunamente classificate e
catalogate, in modo da poter essere riutilizzate in qualsiasi momento.
Su questa seconda sezione operano gli archivisti de la Repubblica, mentre
la prima è direttamente accessibile ai giornalisti.
Il sistema di trasferimento files all’interno delle diverse sezioni del
sistema è stato quanto più possibile automatizzato: le immagini quotidiane
di agenzia che non vengono selezionate dai redattori nel giorno stesso
della ricezione sono automaticamente cancellate, le altre vengono invece
avviate all’area di memoria temporanea. Il giorno successivo viene
completata, dagli archivisti addetti, la parte relativa alla indicizzazione
dei file immagine, e lo stesso avviene per le fotografie acquisite da altre
fonti e pubblicate, che vengono a loro volta indicizzate e preparate per
l’archiviazione nell’area di memoria permanente.
Quest’ultima è rappresentata da un sistema Fulcrum, su IBM AIX, al quale
sono collegati client Pc Windows 95, sui quali è stata installata
l’interfaccia KAI – Kleis Archivio Immagini – un browser sviluppato da una
software house italiana in grado di visualizzare al proprio interno il
motore di ricerca Fulcrum. Le fotografie in alta risoluzione sono
memorizzare su dischi ottici inseriti in juke-box, mentre le basse
risoluzioni e tutti i dati amministrativi delle fotografie sono memorizzati
sugli hard disks del sistema. Gli archivisti lavorano in tempo reale su una
rete Intranet attraverso la quale, come vedremo in seguito, effettuano le
ricerche all’interno di Fulcrum, accedono ad altre fonti e repertori
iconografici on line disponibili su Internet, costruiscono i dossier
fotografici richiesti dai redattori e li inviano ai richiedenti. Dalle sedi
periferiche, attraverso rete ISDN, i client si possono a loro volta
collegare all’archivio centrale per effettuare in rete tutte le fasi di
ricerca. Lo standard impiegato per la memorizzazione delle immagini di
agenzia è l’IPTC.
La sezione di lavoro ad accesso diretto da parte dei redattori, ovvero
l’area nella quale transitano le immagini disponibili giorno per giorno e
sono memorizzate le fotografie pubblicate negli ultimi dieci giorni, è
invece costruita sull’applicativo IBM NetIcon, che sfrutta il processore
Risc 6000 e le risorse della tecnologia Intranet. Il browser del sistema,
oltremodo semplificatorispetto agli strumenti disponibili per le ricerche
nell’archivio storico, consente le funzioni base di competenza del
redattore, dalla selezione alla scelta dell’inquadratura, fino all’invio
della bassa risoluzione in tipografia.
In questa seconda sezione sono ospitate a rotazione dalle 10.000 alle
12.000 immagini, mentre l’archivio storico centrale dispone già oggi di
oltre 100.000 immagini digitali.

Ruoli professionali ed interazione centro-periferia
I giornalisti hanno a disposizione quotidianamente sui terminali le
fotografie di agenzia del giorno e tutte le immagini pubblicate da la
Repubblica e dai diversi supplementi nei dieci giorni precedenti. Se hanno
bisogno di ripubblicare qualcosa, lo possono ricercare direttamente
sull’interfaccia di NetIcon, trasferendolo poi all’art director del
quotidiano, che ha la funzione di decidere, d’accordo con il giornalista,
quale immagine pubblicare e come impaginarla. Qualora nel magazzino
digitale degli ultimi dieci giorni non vi siano immagini soddisfacenti, il
giornalista può indirizzare on line una richiesta agli archivisti, i quali
provvedono ad interrogare la banca dati centrali attraverso l’interfaccia
di Fulcrum. Il risultato finale dell’attività degli archivisti sono i
cosiddetti dossier, ovvero una raccolta di immagini digitali che
corrispondono alle richieste del giornalista. Una volta che questa cartella
elettronica è pronta, viene inviata, sempre on line, a chi la ha richiesta.
Il giornalista non deve fare altro che aprire il dossier elettronico,
selezionare attraverso l’interfaccia NetIcon le immagini più rispondenti al
proprio articolo, e trasferirle all’art director per le decisioni finali e
la scelta dell’inquadratura.
Se l’archivista non trova nell’archivio interno nulla che ritenga
soddisfacente, può collegarsi direttamente dalla sua postazione ad altri
repertori digitali di immagini, fra i quali quello sterminato magazzino
rappresentato dai siti collegati alla rete Internet. Una volta individuate
le fotografie pertinenti e i relativi diritti di pubblicazione, i files
vengono importati all’interno dei dossier elettronici ed avviati al
giornalista che ne ha fatto richiesta.
Questo sistema di successivi “approfondimenti” iconografici consente al
quotidiano non solo di mantenere sostanzialmente immutato il consolidato
flusso di lavoro, ma lascia i diversi attori liberi di dedicare più tempo
possibile alle funzioni proprie di ciascuno. Il giornalista può dedicarsi
con maggior tranquillità alla selezione delle immagini all’interno delle
cartelle digitali, che sostituiscono a tutti gli effetti le cartelle in
cartoncino del vecchio archivio cartaceo, mentre l’archivista svolge, con
maggiori opportunità che non in passato, un vero e proprio ruolo di
“cercatore di immagini”, laddove con il vecchio sistema si limitava a
trasferire le fotografie cartacee dall’archivio alla scrivania del
giornalista. Da non trascurare inoltre l’opportunità, offerta dalla
architettura Intranet, di ricevere immagini di cronaca anche all’ultimo
minuto da collaboratori esterni che inviano il file digitale attraverso
comuni strumenti di posta elettronica. Un canale, quest’ultimo, che dà
l’idea della estrema capillarità e flessibilità del sistema in quanto porta
di accesso digitale al settore fotografico.
Il sistema così configurato consente anche interazioni di grande interesse
fra l’archivio centrale e le redazioni periferiche. Aspetto, quest’ultimo,
tutt’altro che trascurabile per un quotidiano come la Repubblica, che oltre
alla redazione centrale di Roma deve rifornire di immagini le redazioni
periferiche di Milano, Torino, Genova, Bologna, Firenze, Napoli e Palermo.
Giornalisti e poligrafici di queste sedi lavorano come i colleghi romani,
con la sola eccezione che le ricerche sull’archivio centrale vengono
realizzate dai poligrafici attraverso client periferici. Nel caso in cui un
redattore richieda un dossier elettronico all’interno del quale selezionare
una immagine, questo viene assemblato dal ricercatore della sede periferica
esattamente come se si trovasse a Roma. La cartella digitale viene quindi
proposta al giornalista, che seleziona la immagine e la invia in
produzione. Anche in questo caso, è il software del sistema che si incarica
di smistare la bassa risoluzione al giornalista, per la selezione e la
scelta dell’inquadratura, ed inviare l’alta risoluzione in tipografia con
agganciate le istruzioni per la fase finale del montaggio elettronico. In
tutti i casi, comunque, al giornalista ed all’art director sono demandati i
compiti di selezione redazionale e di scelta dell’inquadratura, mentre ai
tecnici sono affidate le fasi finali dell’impaginazione delle alte
risoluzioni ed il controllo delle curve e di tutti gli altri parametri
qualitativi.

Ore 14.00: la “resa dei conti”
Il sistema ha una serie di ricadute di estremo interesse anche per quanto
riguarda l’aspetto amministrativo. Un quotidiano come la Repubblica investe
cifre di tutto rispetto per l’utilizzo di fotografie, ed un accurato
controllo del budget diventa uno strumento gestionale in grado di
razionalizzare un settore all’interno del quale il controllo sarebbe
altrimenti estremamente arduo.
Il data base delle immagini ha al proprio interno numerosi campi dedicati
proprio alla gestione amministrativa delle immagini, e tiene conto in tempo
reale di che cosa è stato pubblicato o ripubblicato, quando ed a quale
prezzo. Ogni giorno, intorno alle ore 14, l’elaboratore centrale
restituisce all’amministrazione i conteggi relativi a tutte le immagini
pubblicate il giorno precedente su tutte le edizioni de la Repubblica e sui
supplementi settimanali.
I responsabili del budget sono così in grado di seguire giorno per giorno
l’evolversi delle spese, e verificarne la congruità rispetto alle
previsioni mensili.
Il controllo di gestione è solo una delle ricadute economiche del sistema
che, oltre a consentire flessibilità e razionalità alla gestione delle
immagini della testata, permetterà in futuro il completo ricupero degli
spazi fisici finora destinati a contenere le cartelle dell’archivio
analogico di fotografie. Per dare un’idea delle dimensioni, l’introduzione
del sistema digitale ha consentito di passare al setaccio qualcosa come un
milione di fotografie in bianco e nero e a colori, di eliminarne subito il
60% e di predisporre, nel tempo, la scansione delle più importanti e la
distruzione di quelle che, via via, perdono definitivamente di interesse.

(in collaborazione con Roberto Di Vito, responsabile area Preparazione e
capo progetto dell’archivio digitale a la Repubblica)