L’archivio elettronico de Il Gazzettino, parte integrante del sistema editoriale

Il Gazzettino è il principale giornale del Nord Est
dell’Italia, la zona con maggiore tasso di crescita economica del Paese, il
che potrebbe far supporre un consumo elevato anche nella lettura dei
quotidiani. Purtroppo non è così e, similmente al resto d’Italia, anche nel
Nord Est viviamo una situazione di stallo nella lettura dei quotidiani, che
da anni rimane stabile ed a valori piuttosto bassi se rapportati alla media
europea. Ciononostante il nostro giornale continua a rappresentare un punto
di riferimento per gli abitanti del Veneto e del Friuli, le regioni che
compongono il cosiddetto Nordest.
Ciò avviene principalmente per la copertura, ampia e capillare, delle
notizie locali, testimoniata dalle nove edizioni che noi produciamo
giornalmente, per un totale di 150-160 pagine distribuite su una tiratura
di 170.000 – 180.000 copie medie.
La necessità di essere presenti nelle realtà locali ha fatto sì che il
nostro giornale si strutturasse con redazioni esterne fortemente autonome
(12) ed una forte redazione centrale.
I nostri giornalisti sono quindi, per circa i due terzi, distribuiti nelle
più importanti città del Veneto e del Friuli, ma debbono concorrere alla
produzione di un giornale che viene prodotto a Mestre, sulla terraferma di
Venezia, e quindi richiede contemporaneamente un elevato grado di autonomia
operativa per ogni singola redazione, accoppiato ad un coordinamento molto
preciso a livello centrale. Questi presupposti sono stati alla base della
scelta e dei successivi sviluppi del nostro sistema editoriale.
Fin dal 1985 le redazioni periferiche furono collegate alla redazione
centrale con linee point-to-point, ma la trasmissione riguardava
esclusivamente i testi degli articoli.
Nel 1989, dovendo attuare la videoimpaginazione, ci trovammo nella
necessità di evitare assolutamente ogni collo di bottiglia che avrebbe
determinato una situazione pericolosa per la produzione del giornale, sia
sotto il profilo dei tempi di produzione che sotto quello dei costi. Fu
quindi necessario pensare ad un sistema che permettesse di mantenere
l’autonomia fortemente decentrata che avevamo nel frattempo realizzato; ciò
fu ritenuto possibile solo affidando ai giornalisti di ciascuna redazione
il compito di disegnare i layouts elettronici e di riempirli con i relativi
testi, prima di trasmettere le pagine alla tipografia per essere completate
accoppiandole con la pubblicità. Con l’aiuto del nostro fornitore Unisys
mettemmo a punto un sistema che permettesse ai giornalisti di disegnare il
layout delle pagine in modo semplice e di tenere sotto controllo il
progressivo riempimento delle pagine stesse con i relativi articoli.
A tal fine utilizzammo un sistema di disegno del layout detto PC Newslayout
e come editor utilizzammo XYWrite. Naturalmente questi due prodotti furono
integrati tra di loro e modificati al fine di soddisfare le nostre esigenze.
Per alcuni anni questa configurazione ha funzionato egregiamente
permettendoci di produrre le pagine in tempi ristretti ed a costi
assolutamente accettabili.
Nel frattempo Unisys sviluppò, anche sulla base delle esperienze fatte con
noi, un sistema editoriale totalmente nuovo, Hermes. Questo prodotto è
stato da noi installato in produzione nel 1995 ed è attualmente in fase di
test in una redazione prima di essere dato in consegna a tutti i restanti
giornalisti. Non è questa la circostanza per dilungarsi sulle
caratteristiche di Hermes come sistema editoriale, visto che dobbiamo
parlare di archivi. Voglio solo dire che l’evoluzione nei confronti del
nostro precedente sistema è notevole e ciò ha costituito una buona ragione
per passare ad Hermes, ma tra gli altri motivi ha avuto un peso importante
il fatto che, tra le varie caratteristiche dello stesso, vi fosse anche una
applicazione di archivio, denominata Doc-Center. Ciò potrebbe, di per sè,
spiegare perchè, al momento di fare una scelta, ci siamo orientati su
Doc-Center come sistema di archiviazione elettronica, ma è ovvio che questa
scelta non avrebbe potuto essere fatta se le caratteristiche più specifiche
di Doc-Center, quelle, per intenderci, più legate al lavoro archivistico
propriamente detto, non fossero state giudicate in modo assolutamente
positivo.

Le ragioni di una scelta
Va detto che già nel 1990 avevamo cominciato a trasferire quasi tutti i
testi del giornale su un sistema di archiviazione, basato su PC, fornito da
Hypermedia, ma poi questo sistema divenne insufficiente per le nostre
esigenze e decidemmo di sostituirlo con uno più moderno. Furono così
analizzate sia le versioni più aggiornate del sistema in uso, sia le
proposte disponibili sul mercato. Ciò che, alla fine, ci fece propendere
per Doc-Center fu sia la valutazione delle sue qualità come sistema a se
stante, sia la sua integrazione con il nostro sistema editoriale. Ciò è
tanto più importante in quanto l’obbiettivo è quello di dare ad ogni
giornalista del Gazzettino, sia che lavori nella sede centrale, sia che
operi nelle redazioni distaccate, la possibilità di accedere all’archivio
per tutte le necessità inerenti al suo lavoro.

Integrazione con Hermes
Infatti, Doc-Center ̬ strettamente integrato con Hermes Рil sistema
editoriale- Entrambi i sistemi sono basati su una architettura
client/server e vi si può accedere dallo stesso terminale multifunzionale.
Da Hermes a Doc -Center
Un filtro estrae automaticamente ed archivia testi, foto e pagine,
collegati ai relativi campi di classificazione già esistenti (come ad es.
autore e data di pubblicazione) da Hermes a Doc-Center. I testi e le foto
sono memorizzati con le informazioni già disponibili nel sistema
editoriale. Il nostro personale d’archivio completa il record dei dati con
altri elementi, in particolare per le foto.
Le pagine in formato Postscript sono trattate automaticamente da Acrobat
Distiller e memorizzate in formato PDF.
Come nel sistema editoriale, dove testi, foto e pagine sono collegati tra
di loro, anche in Doc-Center questa caratteristica viene mantenuta. Per
esempio: quando un testo o una immagine sono stati trovati e selezionati è
possibile visualizzarli all’interno della pagina a cui appartengono.
Da Doc-Center a Hermes
Le foto selezionate all’interno di Doc-Center per essere utilizzate in
produzione vengono tagliate e trasferite ad Hermes in modo assolutamente
trasparente per l’utente. Una copia della foto in bassa risoluzione viene
passata al database di produzione e può essere immediatamente inserita in
pagina. Contemporaneamente, l’immagine ad alta risoluzione viene
automaticamente passata all’ambiente di produzione.
I testi ritrovati in Doc-Center possono essere utilizzati, parzialmente o
totalmente, all’interno del sistema editoriale; l’intera procedura può
essere fatta dallo stesso terminale.

Il Sistema di archiviazione Doc – Center. Situazione attuale e progetti futuri
L’Archivio Doc-Center operante al Gazzettino è basato su due server SUN
(1000 e 3000), dotati di dischi da 38 e da 42 Gigabytes. Inoltre, le alte
definizioni delle foto e le versioni PDF delle pagine sono residenti su un
juke-box Teraplus da 32 slot di dischi magneto-ottici, per un totale di 83
Gigabytes disponibili. I client sono dei PC Pentium 90/133 Mhz con 16
Mbytes di RAM, monitor da 17″, disco da 1 Gigabytes.
Per trattare archivi complessi e di grandi dimensioni e supportare
simultaneamente la lettura e la scrittura a parte di più utenti, Doc-Center
utilizza il database Basisplus@, fornito da Information Dimensions. Tutti
gli elementi sono collegati via Ethernet, con protocollo TCP/IP. Al momento
attuale i testi disponibili nel sistema sono circa 750.000. Il database
delle foto, che abbiamo iniziato a digitalizzare nel secondo semestre del
1995, è costituito da circa 70.000 soggetti. Da poco tempo abbiamo anche
iniziato a memorizzare le versioni PDF delle pagine, che sono oggi circa
10.000.
I tre database sono per il momento separati, ma abbiamo già programmato la
loro unificazione, in modo che l’utente possa, nella ricerca di un fatto o
di un personaggio, sapere quanti testi, quante foto e quante pagine sono
disponibili in proposito.
Non penso di potere, in questa sede, illustrare in particolare
l’operatività di Doc-Center, ma vorrei solo accennare al fatto che la
ricerca e la visualizzazione dei dati può essere fatta in molti modi, con
query configurabili, maschere, visualizzazioni, browsers e strumenti di
navigazione.

Sviluppi futuri
Stiamo esaminando la possibilità di digitalizzare anche il cosiddetto
“archivio ritagli”, cioè quegli articoli che la Redazione o gli archivisti
ritengono di ritagliare dagli altri giornali per avere anche informazioni
diverse da quelle provenienti dal proprio giornale. Un service esterno ci
fornirà, su nostra richiesta, una selezione digitalizzata degli articoli di
altri quotidiani o riviste. La ricerca quindi, nel caso di database
unificato, potrà consentire la consultazione, oltre che degli elementi che
abbiamo citato in precedenza, anche di testi di provenienza esterna al
giornale.
Abbiamo ovviamente pensato anche all’archivio storico delle pagine
arretrate e delle foto su supporto cartaceo di cui è costituito ogni
archivio tradizionale.
Da un punto di vista tecnico il problema sarebbe già risolto, nel senso
che, esistendo i database delle pagine e delle foto, si tratterebbe solo di
alimentarli con le versioni digitalizzate del materiale cartaceo
disponibile.
Si tratta quindi di valutare il costo e la convenienza di una operazione a
lungo termine, che necessiterà di grandi volumi di memoria e di notevole
lavoro per trasformare tonnellate di carta in informazioni elettroniche.
Per il momento non abbiamo preso una decisione definitiva, ma ritengo che
prima o poi diverrà inevitabile eliminare ogni supporto cartaceo
dall’archivio.

Accesso da e per l’esterno
Ciò di cui abbiamo sinora parlato si riferisce ad una trasformazione
interna al sistema-giornale, che provoca una modifica sostanziale del modo
di operare dell’utente finale, il tutto però mantenuto all’interno del
rapporto tra i giornalisti ed il loro archivio aziendale. Sappiamo che la
possibilità di accedere a database esterni è già operativa.
Nulla impedirebbe l’eventualità, contestualmente all’accesso all’archivio
interno, di dare ad ogni giornalista l’accesso a biblioteche, archivi di
altri giornali e comunque a fonti informative esterne al giornale. Siamo
perfettamente coscienti, però, che per la maggior parte dei giornalisti
questa possibilità crea più incertezza che entusiasmo. Si tratta di un
ritardo culturale che potrà essere superato solo quando l’utilizzo delle
fonti interne sarà diventato routine e nascerà quindi, in molti di loro,
l’esigenza di ampliare lo spettro di informazioni disponibili.
In quel momento saremo pronti e sapremo di non doverci scontrare con
immotivati atteggiamenti di rifiuto.

Conclusione
Faccio appello ancora per poco alla vostra pazienza per ragionare
brevemente su un’altra possibilità: quella di fare accedere al nostro
archivio utenti esterni, dando loro la possibilità di utilizzare gli stessi
strumenti di ricerca dei nostri giornalisti. Confesso che su questo
particolare problema le perplessità sono molte e non solo sul versante
tecnico.
Se è vero che dal nostro punto di vista dobbiamo lavorare per impedire
intrusioni indesiderate che possano danneggiare i nostri database, trovare
soluzioni informaticamente intelligenti al problema del pagamento dei
servizi, ecc., rimane ancora in sospeso il punto forse più importante:
esiste una domanda per un servizio come questo, o meglio, se oggi ancora
non esiste, è possibile crearla in futuro? Su questo punto, più legato a
logiche di marketing che di pura tecnologia, non so dare risposte.
Anche in questo simposio l’argomento è stato trattato, ma è evidente che
solo le condizioni di mercato di ogni singolo Paese possono dare risposte
sull’argomento. In questo senso noi stiamo cercando di capire se questa
opportunità, che ormai la tecnologia mette a disposizione, possa essere
colta dalla nostra Azienda. Solo la legge, spietata ma concreta, del
mercato, potrà darci una risposta appropriata.
Aligi Belloni
direttore tecnico, Il Gazzettino