Tecnologia Unisys per le enciclopedie UTET

E’ di questi giorni la notizia dell’avvio in produzione
del nuovo sistema per la realizzazione di opere di tipo enciclopedico
presso la casa editrice UTET di Torino. Il sistema nasce dalla necessità
della UTET di una gestione informatizzata del Grande Dizionario
Enciclopedico (GDE) e dalla capacità della Unisys di sviluppare
un’applicazione che rispondesse adeguatamente alle esigenze del cliente.

Il progetto UTET-GDE
Il progetto GDE aveva come obiettivi primari l’abbattimento dei tempi e dei
costi di realizzazione ed aggiornamento dell’opera, in modo da produrre una
banca dati dove risieda tutto il materiale redazionale e dove questo sia a
disposizione per la creazione di nuove opere (ad esempio opere settoriali)
oppure per la realizzazione di opere di tipologia diversa da quella
cartacea (editoria elettronica, CD-ROM, banche dati on-line…..).
Il sistema ha una architettura di tipo client/server basata su standard di
mercato. I vantaggi di tale architettura risiedono nel decentramento sulle
stazioni di lavoro di una parte rilevante dell’attività di elaborazione
riservando al server le funzioni di gestione della base dati. Il server è
una macchina SUN dove risiede la banca dati redazionale basata su Basis
Plus di Information Dimension Inc., un data base mirato a documenti di tipo
testuale che offre tutte le funzionalità di un database relazionale, oltre
alla possibilità di effettuare ricerche “full text”. All’interno della
banca dati GDE sono immagazzinate e classificate tutte le informazioni
relative alla realizzazione dell’opera. Le stazioni di lavoro client sono
dei Personal Computer dotati di sistema MS Windows. Fra i vari word
processor presenti sul mercato quello che più soddisfava i requisiti
richiesti per la realizzazione di un’opera enciclopedica era Word Perfect:
si è quindi proceduto alla sua integrazione nell’applicazione client del
GDE.
Il sistema GDE offre le funzioni necessarie per tutte le fasi del ciclo
produttivo di un’opera enciclopedica, quali la pianificazione della
struttura dell’opera, la redazione dei testi, la consultazione e l’analisi
dei testi già redatti, la gestione del flusso di lavorazione di ogni testo
(invio ad autori, stampa di bozze, correzione…) e il controllo dello
stato di avanzamento dei lavori.

La gestione del ciclo produttivo
All’interno del ciclo di produzione sono state individuate diverse figure
professionali: il responsabile dell’opera, i redattori, gli autori, la
tipografia, la segreteria di redazione. Per ognuna di queste figure sono
state disegnate delle funzioni ad hoc al fine di permettere lo svolgimento
del proprio lavoro in modo semplice ed efficiente. Ciascuna funzione è
stata realizzata avendo come obiettivo primario ridurre al minimo le
operazioni manuali per limitare gli errori dovuti ad esempio ad una non
corretta digitazione, e la semplificazione delle operazioni. In
particolare, per il caporedattore sono state sviluppate delle funzioni di
definizione dei volumi dell’opera, per la creazione degli iter di
lavorazione per ogni titolo, l’assegnamento di un passo di tale iter ad un
autore/redattore/tipografia, il controllo dello stato di avanzamento della
lavorazione di un titolo. Per i redattori sono state definite funzioni per
la presa in carico ed il rilascio di titoli, il confronto del testo
corrente con un sua versione precedente, l’integrazione della banca dati
per la lettura di testi ad esso collegati, la redazione di un testo, la
definizione di rimandi ad altri titoli. Per la segreteria di redazione ci
sono funzioni di invio e ritorno dei titoli per le lavorazioni esterne.

I benefici del sistema
Dall’utilizzo di questo nuovo sistema si sono ottenuti tutta una serie di
benefici, quale una migliore organizzazione del lavoro, un controllo
completo di tutte le fasi di avanzamento del lavoro, una migliore
disponibilità delle informazioni di pianificazione e controllo dei costi,
una diminuzione degli errori dovuti alla ripetizione manuale delle
operazioni e un’ottimizzazione dei compiti segretariali.