Lotus Notes per le redazioni dei quotidiani del 2000

Al 2000 mancano poco più di 3 anni. Il
2000 non è un appuntamento importante solo per la necessità di adeguamento
dei calcolatori, per il cambio di secolo e di millennio o per altre ragioni
più o meno arcane e appariscenti per la vita di tutti i giorni. Il 2000 è
soprattutto, a mio avviso, un momento cruciale di verifica per la funzione
e il ruolo delle redazioni nella nuova società della comunicazione.
Stavolta però non vorrei dissertare sul futuro dei prodotti editoriali
(evitando di conseguenza la sterile diatriba carta contro bit),
sull’evoluzione delle figure professionali da redattore del 20° secolo a
operatore della comunicazione multimediale. Si tratta indubbiamente di temi
di larghissimo respiro che stravolgeranno l’editoria e che creeranno
scenari di lavoro completamente nuovi ed impensabili. Vorrei piuttosto
soffermare l’attenzione sul problema delle sinergie (magari con qualche
pennellata sull’organizzazione del lavoro) in redazione.

Le sinergie
Cos’è oggi una redazione?
Non esiterei a definirla come “un insieme variopinto ed eterogeneo di
professionisti dell’informazione che unitamente provvedono a confezionare
un prodotto editoriale da distribuire e proporre ad un pubblico
(specifico)”. Ed è proprio in quegli aggettivi (variopinto ed eterogeneo)
che, sempre a mio avviso, sta la chiave di lettura di un modo estremamente
disarticolato, poco pianificabile, poco industrializzabile, poco
controllabile e valutabile di operare.
Quando si prova a raccontare come lavora la redazione di una testata
quotidiana (soprattutto se a copertura nazionale) ci si trova di fronte ad
una sorta di storia infinita fatta di pochi punti fermi e di tante
immaginazioni: “… poi il redattore approfondisce l’argomento, si
documenta dove lui/lei sa, contatta gli attori della vicenda, legge le
agenzie, si consulta con la propria linea di riporto, sente i suoi
informatori fidati, scrive, corregge, rivede, archivia, riprende ed altro
ancora”. E tutto quello che meraviglia (ma solo apparentemente e con poche
varianti) è che lo stesso quadro di riferimento potrebbe valere per
ambienti completamente diversi come il periodico e perfino la televisione.
Se tutto ciò da un lato colpisce la fantasia di chi ascolta e fa pensare ad
un mondo di “artisti” ai quali sono stati appaltati singoli tasselli di un
mosaico in continuo divenire e che si incontrano solo al momento
dell’assemblaggio finale (dove tutto quasi per magia si incastra
perfettamente), da un altro lato nessuno di buon senso ( e ancora
innamorato del prodotto giornale) oserebbe mai tentare di trasferire i
criteri e le tecnologie di una catena di montaggio in una redazione!
Se ciò è vero oggi, lo sarà a maggior ragione nel vicino 2000 dove il
nostro redattore dovrà affinare il proprio ingegno e la propria creatività
nella messa a punto del suo tassello multimediale. Nonrimane allora che
una soluzione logica e intelligente al contempo: sfruttare le sinergie,
ottimizzare le professionalità, facilitare la comunicazione interna ed
esterna, integrare i processi (all’interno delle redazioni e con il resto
dell’azienda), fornire al redattore una finestra sul mondo e verso il
mondo.

Dalla teoria alla pratica: Lotus Notes
Niente da ridire (almeno lo spero) sui concetti, ma in pratica tutto ciò
cosa significa?
In termini di estrema sintesi due sole parole: Lotus Notes.
Non si tratta né di un talismano della felicità, né di un elisir di lunga
vita (per le redazioni), né ancora del famosissimo balsamo Tigre
infallibile rimedio contro tutti i mali.
Lotus Notes è uno dei più potenti software al mondo per pianificare i
processi, controllare le operazioni, trasferire in modo automatico
informazioni, colloquiare con banche dati interne ed esterne, navigare in
Internet, gestire documenti multimediali, comunicare con il mondo esterno
(via telefono, fax, modem, etere) e tant’altro ancora.
Nel mondo si contano, una per l’altra, una decina di milioni di licenze
installate, e le nostre redazioni? Sono arrivate buon ultime ma stanno
recuperando in fretta.
Lo slogan è molto semplice: Volete lasciare invariato il vostro sistema
editoriale a livello di hardware e software? Volete lasciare invariata la
vostra organizzazione del lavoro? Volete, per contro, avere sulla vostra
workstation in ogni istante tutto il materiale a voi destinato (dopo
esserne stati avvertiti) o gestire autonomamente con un click le vostre
comunicazioni? Volete sapere in ogni istante come stanno avanzando le
singole pagine, chi ha fatto (o sta facendo) che cosa, come e da quanto,
chi sono i possibili collaboratori da attivare, dove sono, quanto costano,
dov’è un nostro inviato, chi può darvi l’informazione che cercate e
attivarne la richiesta, cosa stanno dicendo le agenzie, quali immagini
potreste utilizzare a corredo del vostro pezzo, chi le ha, dove sono, cosa
costano, e tutto quello che può servire a lavorare meglio, a costi di
ordini di grandezza inferiori agli attuali ed in tempi molto più contenuti?

Volete fare le stesse cose dalla scrivania del vostro ufficio, dal salotto
buono di casa vostra, da una stanza di albergo, da uno stadio di calcio o
dalla sala di aspetto di un aeroporto?
Allora installate Lotus Notes sulla vostra rete e attivatene le
potenzialità in modo graduale secondo le vostre esigenze attuali e
prospettiche.
Ancora una volta sembra di trovarsi di fronte all’ennesima televendita dove
ti offrono stupendi gioielli a prezzi irrisori. Non è così, sono le prime,
concrete esperienze che fanno intravedere rosei orizzonti per i nostri
redattori.

Lotus Notes: dalle Olimpiadi ai quotidiani
Si parte nell’inverno ’94 con le Olimpiadi di Lillehammer. IBM sponsorizza
l’informatizzazione dei Giochi e di fronte al problema di dover mettere in
piedi una redazione che deve durare due settimane e operare con giornalisti
che mai prima hanno lavorato insieme, fa’ una scommessa: installa Lotus
Notes e alcune workstation per l’impaginazione usando un prodotto di
larghissima diffusione come XPress.
I giornalisti si dimostrano entusiasti ed il solo rammarico è quello che
non possono portarsi a casa il sistema utilizzato per l’avvenimento!
Si estende la scommessa ad una realtà vera, con i suoi problemi di tutti i
giorni, con un sistema già installato (che non si vuol toccare), con molti
più redattori, con flussi molto articolati, con esigenze molto più spinte.
Nascono le nuove esperienze di due quotidiani scandinavi: Dagbladet a Oslo
(170 redattori e 130 tipografi) e Dagens Nyheter a Stoccolma (di dimensioni
ancora più ampie). Si crea una certa curiosità nell’ambiente e altre
testate iniziano a ragionare su possibili ipotesi in questa direzione.
La televisione prende la palla al balzo e si realizzano esperienze
interessantissime di Notes per gestire interamente tutti i processi di
notissime trasmissioni come Paperissima, Re per una Notte, Village, Cuori
Solitari e molte altre ancora. E non mi si dica che una trasmissione come
quelle appena citate sia di più facile costruzione rispetto ad un prodotto
cartaceo!
Nel frattempo IBM acquisisce Lotus e all’operazione apporta la propria
forza commerciale inserendo il prodotto nelle sue linee strategiche.
Non siamo, come dicevo, di fronte al rimedio per tutti i mali “informatici”
ma, indubbiamente, di fronte ad una delle più importanti e significative
svolte culturali nel mondo dell’editoria: i sistemi editoriali (passati o
moderni) hanno brillantemente alleviato i problemi delle operazioni, Notes
ne rende semplice e automatica la comunicazione, il controllo,
l’inserimento a pieno diritto nel mondo stesso dal quale il giornale
dipende e al quale si rivolge.
Chi lo cavalca fin dall’inizio (piccolo o grande che sia), chi ne
sperimenta l’efficienza sulla propria realtà, chi si affida ai suoi servizi
per guardare con nuovi occhi ad un mondo che cambia (e che richiede
all’editore altri ruoli, altri prodotti e altri sevizi) ne trarrà
indubbiamente un rilevante, irrinunciabile vantaggio competitivo.
Cesare De Micheli