Dall’Information Retrieval al Knowledge Management

Fulcrum, con il nuovo Knowledge Network, permette di trovare
l’informazione desiderata ovunque essa si trovi

Per le moderne organizzazioni è vitale poter accedere tempestivamente ai
dati strategici: documenti, testi, banche dati, in poche parole
informazioni sempre più numerose e disperse all’interno delle reti
informatiche interne ed esterne. Da oggi un nuovo strumento rende più
semplice trovare una soluzione a questa esigenza.
In altre parole: le Aziende (e sono tante) nelle quali è necessario saper
sfruttare informazioni provenienti da diverse fonti per poter prendere
decisioni con cognizione di causa o anche dove semplicemente bisogna
fornire ai dipendenti e ai clienti le giuste informazioni, al momento
opportuno e nella forma più utile, possono disporre di una nuova proposta
(già concretamente disponibile: il prodotto è stato lanciato sul mercato a
inizio giugno) che semplifica l’approccio, riduce i costi ed accorcia
sensibilmente i tempi di sviluppo.
Stiamo parlando infatti di una soluzione che consente di accedere in modo
perfettamente integrato alle più diffuse risorse informative (Lotus Notes,
Microsoft Exchange Server, siti Web, ecc.) permettendo di visualizzare le
informazioni a livello Aziendale a partire da una sola applicazione.
Ma più di quanto detto finora, potrà aiutarci Bill Zoellick (analista per
la società di ricerche di mercato CAP Ventures) a valutare la portata
innovativa di questo strumento : “Questa rete delle informazioni (Knowledge
Network) è la premessa di un modo rivoluzionario per accedere alle
informazioni e creare applicazioni informative.”
Cerchiamo di esplorare in modo più dettagliato i vari aspetti di Fulcrum
Knowledge Network.

Un unico accesso a tutte le fonti di informazioni
Fulcrum Knowledge Network può migliorare notevolmente il modo in cui
vengono gestite le informazioni nell’Azienda. Gli utenti, infatti, possono
eseguire ricerche unificate in varie fonti di informazioni diverse (Lotus
Notes, Microsoft Exchange Server, siti Web, ecc), in modo perfettamente
indipendente dal sistema operativo che le ospita. E inoltre, grazie alla
sua intelligenza avanzata, Knowledge Network separa le informazioni utili
da quelle che non servono. Fulcrum Knowledge Network è sostanzialmente una
suite integrata che raccoglie in modo intelligente le informazioni di cui
gli utenti hanno bisogno, prelevandole da qualsiasi risorsa e presentandole
in modo semplice per consentire decisioni immediate. Il risultato?
Informazioni più complete e precise che formano un bagaglio di conoscenze
preziose.
Ma vi è anche un altro interessante aspetto da considerare: Fulcrum
Knowledge Network può prendere “forme” diverse, a seconda del contesto
organizzativo dell’Azienda o del profilo professionale dell’utente.

Su misura per l’impresa, personalizzato per l’utente
Un primo livello di “connessione” delle varie fonti informative è
realizzato da Fulcrum Knowledge Network nella visualizzazione di una sorta
di mappa della conoscenza (Knowledge Map), la quale comprende tutti i
contenitori di informazioni accessibili attraverso la rete.
Ad un superiore livello di astrazione, la Knowledge Map delle fonti di
informazioni viene estesa con cartelle virtuali che consentono una
visualizzazione unificata e logica delle conoscenze Aziendali: questa
visuale, si badi bene, si cala nella specifica realtà organizzativa
dell’Azienda e viene quindi tracciata in modo conforme ai bisogni Aziendali.
Gli utenti possono infine creare cartelle personali per accedere
rapidamente e direttamente alle cartelle Aziendali e alle fonti di
informazioni : siamo quindi giunti al terzo differente livello di
rappresentazione dei dati considerati, quello definito in base alle
esigenze individuali del singolo utente.
Fulcrum Knowledge Network permette quindi di avere una nuova visione dei
beni intellettuali dell’Azienda. Il sistema visualizza la “rete” in modo
tradizionale, collega tutti gli elementi e presenta il bagaglio di
conoscenze dell’Azienda in un’unica abituale struttura a cartelle, detta
Knowledge Map. A partire da questa struttura, la gerarchia di fonti può
essere estesa per includere cartelle virtuali che visualizzano i centri
nevralgici dell’Azienda. Per prima cosa, l’amministratore crea cartelle
virtuali condivise per fornire una visione logica semplificata delle
risorse di informazioni. Tale sistema è creato su misura per l’impresa,
quindi, per esempio, una cartella virtuale del marketing può rimandare a
informazioni commerciali che si trovano su siti Web esterni, in Lotus Notes
e Microsoft Exchange Server. In secondo luogo, gli utenti possono creare
cartelle personali (per esempio ‘Progetto personale di ricerca
informatica’) in grado di accedere alle informazioni che risiedono nelle
cartelle di marketing e in altre cartelle virtuali, nonché a tutte le
risorse rappresentate nella Knowledge Map dell’Azienda.
Ancora una volta, può essere utile avvalerci delle valutazioni compiute da
CAP Ventures per cogliere appieno l’unicità dello strumento sopra descritto
: “Non esistono altri sistemi in grado di integrare contemporaneamente
fonti di informazioni tanto diverse.” (Bill Zoellick – CAP Ventures).

Pensato per il Web
Impressiona, in Knowledge Network, la piena sintonia con le tecnologie
informatiche emergenti : K.N. è infatti progettato per sfruttare la potenza
del Web e consente quindi agli utenti di cercare nelle intranet Aziendali e
nei siti Web esterni che sono stati indicizzati nel sistema. Cosa ancora
più importante, la ricerca può essere effettuata a partire da browser Web.
Tramite un sistema che analizza il Web, Fulcrum Knowledge Network passa in
rassegna i siti Web interni ed esterni e crea un elenco di indirizzi URL
che serviranno per indicizzare i documenti utili ai fini della ricerca. Gli
amministratori possono impostare l’analisi con un Wizard e la ricerca può
essere eseguita su server diversi in modo da ripartire il carico. Inoltre,
gli amministratori possono aggiungere senza problemi siti e pagine che
erano stati esclusi quando era stata impostata l’analisi originaria.
Ma il massimo della potenza nella ricerca di siti Web si raggiunge con
l’uso degli agenti Fulcrum. Gli utenti possono impostare gli agenti in modo
che tengano sotto controllo particolari siti e trasmettano eventuali
documenti nuovi o modificati pubblicati sul sito.
Per le organizzazioni che dispongono di una intranet Aziendale o che
necessitano dell’accesso remoto, l’interfaccia utente Web è la soluzione
ideale. Gli utenti possono accedere alle funzionalità di ricerca da
qualsiasi punto, senza dover installare o eseguire una copia locale
dell’applicazione client. Inoltre, questa soluzione permette di
personalizzare completamente il sistema usando una libreria di
programmazione a oggetti (sempre realizzata da Fulcrum) che supporta sia
Microsoft Active Server Pages sia Netscape LiveWire.
A partire da un browser Web, gli utenti possono impostare interrogazioni in
diverse fonti di informazioni. La lista che si ottiene classifica i
documenti in base alla loro importanza. Il comando ActiveX FulView
garantisce una visualizzazione ad alta fedeltà dei documenti HTML, dei più
comuni formati di file e PDF, evidenziando inoltre i termini ricercati.
Figura 1 – L’interfaccia utente di ricerca via Browser

Amministrazione
Grazie a un’amministrazione semplice e a una stretta integrazione con
Windows NT, la soluzione offerta da Fulcrum garantisce bassi costi di
proprietà e limita i costi di formazione, perché l’apprendimento del
sistema non richiede corsi particolari.
Certificato per l’uso con Microsoft BackOffice e strettamente integrato con
Windows NT, Knowledge Network inoltre può essere amministrato da un unico
computer, anche a distanza. Il software registra le attività degli utenti e
del sistema e supporta direttamente componenti di Windows/NT quali la
sicurezza, Event Log e Performance Monitor.

Sviluppo di applicazioni personalizzate
Uno degli aspetti più interessanti di questo nuovo prodotto è che si tratta
di una soluzione pronta all’uso che può essere utilizzata e diffusa
all’interno dell’Azienda senza ricorrere a particolari sviluppi o
personalizzazioni.
Ma al tempo stesso Knowledge Network può anche essere visto come una
flessibile piattaforma su cui realizzare servizi o applicazioni
personalizzate per i propri utenti o clienti: tramite un componente
denominato Knowledge Builder Toolkit è possibile sviluppare sofisticate
applicazioni di ricerca informazioni sia di tipo client server che Web,
dotate di interfaccia utente e funzionalità completamente personalizzabili.
Il toolkit supporta diffusi strumenti di sviluppo come Java, Visual Basic,
C e Visual C++, ma anche strumenti di sviluppo di applicazioni Web come
quelli che usano Active Server Pages della Microsoft e LiveWire della
Netscape, che consentono lo sviluppo di applicazioni Web con sforzi di
sviluppo estremamente ridotti.
Figura 2 – I componenti di Fulcrum Knowledge Network

I quattro principali componenti del prodotto
Fulcrum Knowledge Network è un sistema a quattro livelli: Knowledge
Desktop, Web Server, Knowledge Server e Information Server. Il Knowledge
Desktop presenta diverse interfacce client. Il Web Server supporta la
soluzione Web distribuita. La Object Library è una serie di interfacce di
automazione OLE, che ha permesso tra l’altro di creare WebFIND!,
un’applicazione personalizzata eseguita a partire da un Web Browser. Perno
di Knowledge Network, i Knowledge Server comprendono i Knowledge Service,
un’interfaccia Knowledge Center con le funzioni di database e i Knowledge
Activator. I Knowledge Server rappresentano il collegamento Fulcrum con gli
Information Server.

1. Information Server: la miniera di informazioni
Il bagaglio di conoscenze dell’Azienda è distribuito in varie fonti: Lotus
Notes, Microsoft Exchange Server, File System, database, sistemi di
gestione dei documenti, ecc. Caratteristica saliente di Fulcrum Knowledge
Network è l’accesso trasparente a repository eterogenei di informazioni per
consentire agli utenti di elaborare le informazioni in modo coerente.

2. Knowledge Server: mappe, servizi e attivatori
Elemento cardine di Fulcrum Knowledge Network, il Knowledge Server esegue
funzioni di indicizzazione, ricerca, agente e amministrazione del sistema.
Essendo dotato di un’architettura scalabile, consente di aggiungere senza
problemi altri Knowledge Server per l’accesso client/server e Web.
Knowledge Server gira in ambiente Windows NT ed è in grado di accedere a
dati di altre piattaforme, quali UNIX.
Il controllo centrale del Knowledge Server è affidato al Knowledge Center
che presenta una visione grafica a cartelle delle diverse risorse
informative e si occupa della gestione di profili utente (contenenti i
profili agente), contenuto dei documenti, attributi, ecc. I Knowledge
Service garantiscono avanzate funzioni di reperimento delle informazioni,
nonché funzioni di agente e servizi di amministrazione del sistema.
Qui sotto abbiamo cercato di riassumere brevemente tutte le funzionalità
incluse nel Knowledge Server.
Funzioni di reperimento delle informazioni
* un’unica ricerca in più fonti di informazioni diverse. Compatibilità
totale con documenti composti (p.es., messaggi con allegati) e con tutti i
formati più diffusi
* anche se le ricerche sono distribuite in punti fisici e fonti di
informazioni diverse, i risultati appaiono in un’unica lista comune
* garanzia di informazioni aggiornate grazie alla sincronizzazione totale
tra indici e fonti di informazioni
* il sommario consente agli utenti di capire se il documento contiene le
informazioni che cercano senza doverlo richiamare e aprire
* impiego dello strumento Fulcrum Intuitive Searching per trovare “altre
informazioni simili a questa”
* ricerca in base a proprietà e profili di documenti associati
* compatibilità totale con le funzioni di reperimento dati tradizionali
Funzioni di agente
* gli aggiornamenti delle informazioni vengono trasmessi al desktop
dell’utente, in base a parametri prestabiliti (argomenti, data di
aggiornamento, ora di consegna, ecc.)
* impiego di agenti pubblici (stabiliti dagli amministratori) e privati
(impostati dagli utenti)
* integrazione perfetta con Knowledge Desktop per facilitare l’uso
Funzioni di amministrazione
* installazione e amministrazione di tutti i componenti di Knowledge
Network a partire da qualsiasi computer della rete (anche in remoto) e
tramite un’interfaccia intuitiva ‘point-and-click’
* controllo totale sulla sincronizzazione degli indici (definizione,
pianificazione, ecc.)
* progettato per Microsoft BackOffice, Fulcrum Knowledge Network utilizza
gli strumenti di controllo del server Microsoft Windows NT (p.es., Event
Log e Performance Monitor) e consente di distribuire il software servendosi
di Microsoft Systems Management Services (SMS)
* l’integrazione con la sicurezza NT facilita agli amministratori il
controllo dell’accesso ai documenti grazie a un’interfaccia comune e
coerente
* conformità con il modello di sicurezza delle fonti esistenti o del
sistema operativo in cui risiedono i documenti. Poiché i permessi di
accesso vengono trasferiti automaticamente al Knowledge Server, si riducono
i costi di amministrazione
Knowledge Activator
I Knowledge Activator sono gateway plug-and-play che collegano a diverse
fonti di informazioni garantendo agli utenti un accesso trasparente.
Rispetto ai motori di ricerca forniti in dotazione con molti prodotti e
sistemi, questa architettura presenta notevoli vantaggi. Con i motori di
ricerca e indicizzazione incorporati, non è possibile eseguire un’unica
ricerca su tutti i sistemi di raccolta dei documenti e avere un’unica lista
dei risultati, perché non esiste un sistema centrale in grado di
indicizzare e ricercare all’interno di più indici. Fulcrum Knowledge
Network, invece, rappresenta un sistema comune che gestisce tutte le fonti
di informazioni e che può essere ampliato per rispondere a future esigenze.
I Knowledge Activator oggi disponibili sono i seguenti:

Un’architettura progettata pensando al futuro
Ma non bisogna pensare al quadro precedente come a qualcosa di statico :
Fulcrum è già al lavoro nel progettare Knowledge Activator per altre
diffuse fonti di informazioni (sistemi di gestione dei documenti, database,
ecc), e quasi sicuramente realizzerà un toolkit per consentire agli
integratori di sistemi lo sviluppo autonomo di nuovi Activator
specializzati.

3. Web Server
L’accesso via Web alle informazioni organizzate dal Knowledge Server
avviene tramite una funzionalità chiamata WebFIND!, una soluzione Web
distribuita che supporta i server ed i browser Web standard di mercato
(Microsoft o Netscape).
WebFIND! fornisce agli utenti un’unica lista di informazioni provenienti da
intranet, siti Internet, extranet, Microsoft Exchange Server, File System,
Lotus Notes, ecc. Poiché l’interfaccia di WebFIND! è rappresentata da un
browser Web, l’apprendimento è facilissimo.
Per le organizzazioni che dispongono di intranet o che prevedono l’accesso
remoto, WebFIND! è la soluzione ideale. Gli utenti possono accedere a
Knowledge Network da qualsiasi punto, senza dover installare o eseguire una
copia locale dell’applicazione client.
Inoltre WebFIND! consente la visualizzazione dei documenti (senza necessità
di conversione in HTML e senza ricorrere al software che ha generato
ciascun tipo di documento) grazie ad un apposito visualizzatore chiamato
FulView: si tratta di un viewer multiformato, che supporta oltre 160
formati di visualizzazione ed è perfettamente integrato con i browser
standard grazie alla tecnologia Microsoft ActiveX con cui è realizzato.

4. Knowledge Desktop
Il Knowledge Desktop può assumere due vesti: un browser con accesso alla
già descritta funzionalità WebFIND!, oppure un componente client/server
denominato FIND! Client, che mette a disposizione dell’utente le stesse
capacità di ricerca di WebFIND! ed un’interfaccia utente estremamente
simile.
Grazie al Knowledge Desktop, gli utenti possono così accedere al bagaglio
di conoscenze Aziendali usando l’interfaccia client che preferiscono
(browser Web, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange o applicazioni Windows
personalizzate). Gli utenti sono quindi immediatamente produttivi e non
hanno bisogno di una particolare formazione.

Conclusioni
Fulcrum ha concentrato all’interno di Fulcrum Knowledge Network tutta
l’esperienza accumulata in 14 anni di attività nel campo della ricerca di
informazioni, anni in cui ha diffuso le proprie soluzioni presso clienti
del calibro di Microsoft, Fujjitsu, National Semiconductor, l’Unione
Europea, Il Sole 24 Ore, De Agostini, Saritel e la Banca di Roma.
Il risultato è un prodotto molto innovativo, che riesce a conciliare
l’accesso unificato a fonti di informazioni molto diverse tra di loro (come
le applicazioni di groupware ed i server web) con una tecnologia di ricerca
estremamente veloce efficiente.
Sotto un’altro punto di vista, il nuovo prodotto riesce ad essere al tempo
stesso una soluzione pronta all’uso (che quindi può essere acquisita ed
utilizzata senza costi di adattamento) ed una piattaforma per lo sviluppo
di applicazioni personalizzate, con il supporto alle tecnologie di sviluppo
più moderne.
Tutto questo fa di Fulcrum Knowledge Network un prodotto estremamente
innovativo, che contribuirà decisamente a fare percepire l’azienda canadese
come un’azienda sempre meno confrontabile con i tradizionali concorrenti
nel settore dell’Information Retrieval classico, e sempre più focalizzata
nel realizzare soluzioni per la gestione e l’accesso della conoscenza
aziendale.